IL GIOCO DELLE SEDIE. L’IMPATTO DI DESK SHARING E CLEAN DESK POLICY SU IDENTITÀ ORGANIZZATIVA, BENESSERE E PRODUTTIVITÀ.

Ricordate quando da bambini giocavamo al gioco delle sedie? Si accendeva la musica, si mettevano tante sedie quanti erano i giocatori meno uno e appena la musica si interrompeva chi non riusciva a sedersi veniva eliminato, a questo punto si toglieva un’altra sedia e il gioco continuava fino a che non ne rimaneva soltanto uno.

Nelle organizzazioni sta metaforicamente succedendo la stessa cosa. La digitalizzazione e lo smart working creano una grandissima opportunità win win per aziende e dipendenti e gli spazi di lavoro si trasformano, secondo la logica dell’activity based working, in luoghi che facilitano innovazione, creatività e collaborazione. Inoltre, lavorando in mobilità e grazie all’introduzione del desk sharing si possono ridurre il numero delle postazioni con un saving sui costi di di circa il 30%.

Senza però un progetto di riorganizzazione integrato e un pieno coinvolgimento delle persone c’è il rischio di vanificare questa occasione unica e di far percepire questo grande cambiamento solo come una ‘perdita’ trasformando il desk sharing in un grande gioco delle sedie dove qualcuno rimane in piedi, e lo smart working in una scusa per tagliare i costi.

In questo articolo cercherò, sulla base dei più recenti studi in materia, di analizzare l’impatto di desk sharing e clean desk policy su identità, benessere e produttività.

I VANTAGGI DI CLEAN DESK POLICY E DESK SHARING

Spazio
ridotto lo spazio per le postazioni singole che non vengonopiù assegnate a uso esclusivo di ogni dipendente ma utilizzate a seconda dell’esigenza. In genere si riduce anche la dimensione della scrivania e si toglie la cassettiera sostituita da lockers personali dove riporre oggetti e documenti personali o strumenti di lavoro non necessari in quel momento.

Costi
Meno spazio equivale a meno costi di locazione e facilities con una riduzione in media del 30%. Considerando un costo medio di 300€/mq tra locazione e facilities, una PMI di 50/60 persone con 1.000mq può arrivare a risparmiare 90.000€ all’anno.

Aree comuni
Lo spazio liberato dalle postazioni individuali crea la possibilità di avere aree comuni più adatte alle diverse attività lavorative secondo le 4c dell’activity based working  Comunicazione, collaborazione, concentrazione, contemplazione.

Digitalizzazione
Non avere a disposizione una scrivania assegnata obbliga di fatto ad introdurre la clean desk policy in azienda e spinge l’organizzazione verso digitalizzazione e paperless. I documenti digitali possono essere facilmente organizzati ed indicizzati e sono accessibili indipendentemente dal luogo in cui si sta lavorando. Un documento cartaceo invece presuppone un archivio fisico che comporta spazio e spreco di tempo per la catalogazione e la ricerca.

LA PERSONALIZZAZIONE DEGLI SPAZI

Le persone personalizzano il proprio spazio, lo rendono più simile a loro ed alle proprie esigenze, lo arrichiscono con immagini appese alle pareti o foto sulla scrivania. La personalizzazione crea il connubio tra identità individuale ed identità organizzativa.

Il ruolo della personalizzazione su benessere e produttività
Un interessante esperimento di due ricercatori inglesi, ci aiuta a capire meglio l’impatto dell’ambiente di lavoro su benessere e produttività [C.Knight, A.Haslam – 2010]. I due psicologi hanno allestito 4 diverse tipologie di spazio in cui far completare ai partecipanti delle semplici attività.

  • Lean Office Il primo scenario prevedeva un ufficio lean secondo le logiche del razionalismo tayolorista: uno spazio austero con scrivanie sgombre a parte un foglio e una matita e una sedia pieghevole.
  • Enriched Office Nel secondo lo spazio veniva arricchito da elementi decorativi come piante, stampe di opere d’arte e fotografie.
  • Empowered Office Nel terzo veniva data la possibilità di allestire gli oggetti presenti a proprio piacimento, usandoli tutti o nessuno.
  • Disempowered Office Nel quarto scenario l’ufficio empowered veniva ri-allestito dall’esaminatore

Dai risultati dell’esperimento emerge che i livelli produttività, benessere, identità organizzativa e comfort si incrementano nei primi tre scenari e crollano nell’ultimo dimostrando che l’ambiente fisico di lavoro ha un forte impatto sulle persone. Un ambiente piacevole, colorato e con elementi decorativi rende le persone più felici e più produttive ma la variabile determinante risulta essere per i lavoratori avere il controllo e la libertà di poter personalizzare il proprio spazio. Un altro dato interessante emerso è la connessione tra spazio, organizzazione e attività: a chi non piaceva l’ufficio, non piaceva nemmeno l’azienda in cui lavorava e le attività che stava svolgendo

In un altro interessante esperimento pubblicato dal Journal of Environmental Psychology [G.Laurence, Y.Fried, L.Slowik – 2013] viene dimostrato come la personalizzazione del proprio spazio funge da mediatore sulla privacy percepita in ambienti in cui vi è assenza di privacy architettonica, visiva e acustica. Considerando la connessione tra la percezione di privacy ed i livelli di stress ed esaurimento da lavoro questo studio dimostra che la personalizzazione degli spazi aiuta a migliorare il livello di benessere.

ORDINE VS DISORDINE

Interessante è anche il dibattito tra ordine e disordine; il desk sharing impone una rigida disciplina che viene formalizzata con la clean desk policy ed obbliga quindi ad essere sempre ordinati non potendo lasciare mai nulla sulla scrivania.

Dagli studi più recenti non emerge un vincitore tra “ordinati” e “disordinati”, quello che risulta è una forte correlazione tra lo stato di un ambiente e i comportamenti, le preferenze e le scelte delle persone. Occorre però considerare che le organizzazioni stanno cambiando sempre più velocemente, l’intelligenza artificiale sta andando a sostituire molte attività di tipo routinario e le competenze più ricercate nei nuovi talenti sono soft skills come il pensiero creativo o la capacità di innovazione.

To share or not to share?
Il cambiamento in atto è dirompente e riguarda il mondo del lavoro tout court e non solo gli spazi. E’ il momento che le organizzazioni si concedano la possibilità di ripensarsi ed innovarsi, rinnovando i propri uffici in un concetto dinamico sulla base del modello dell’activity based working.

Tutto questo però è soltanto una piccola tessera di un mosaico complesso che include e comprende un cambiamento nella cultura organizzativa, nella tecnologia e nella leadership che ha un impatto enorme sulle persone, sul business e sulla produttività.

Nella scelta tra desk sharing o scrivania assegnata, tra ordine e disordine, tra clean desk policy e personalizzazione non esiste quindi un unico modello vincente ma una serie di scelte da compiere a seconda degli obiettivi da perseguire.

Fondamentale è invece affrontare il cambiamento con progettualità, analizzando il contesto organizzativo e coinvolgendo ed accompagnando le organizzazioni e le persone nelle scelte e nella comprensione delle motivazioni, in modo da vivere il gioco delle sedie con la leggerezza e la curiosità di un bambino e non con la paura di rimanere in piedi o di essere eliminati

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